Zarządzanie obiegiem dokumentów

Jednym z najważniejszych celów nowoczesnej firmy jest podnoszenie efektywności zarządzania procesami biznesowymi przy jednoczesnej minimalizacji kosztów. Zwiększenie ilości informacji i równocześnie prowadzonych działań wymaga lepszej kontroli umożliwiajacej bardziej świadome podejmowanie decyzji. Istnieje na to gotowe rozwiazanie: Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Ogólny zarys

Cel

Microsoft Office SharePoint Server 2007 jest technologią firmy Microsoft odpowiadającą na wyzwania współczesnego biznesu.

Technologia ta umożliwia:

zarządzanie wiedzą poprzez gromadzenie, kategoryzowanie i upowszechnianie szeroko pojętej informacji (umowy, faktury, plany, raporty, opracowania, itp.),
modelowanie i kontrolowanie procesów za pomoca Workflow Foundation (obieg faktur, zamówień, dekretacji, akceptacji, decyzji, itp.),
uzyskanie aktualnych informacji o „zdrowiu” organizacji (automatyczne raporty, kluczowe wskażniki wydajności itp.).

Zalety

Platforma SharePoint jest zaprojektowana do ścisłej współpracy z powszechnie używanymi aplikacjami biurowymi z rodziny Microsoft Office. Znakomicie zwiększa to efektywność pracy.

SharePoint został zaprojektowany tak, aby wpasowac się w infrastrukturę współczesnej firmy poprzez integracje z m.in.: Active Directory, serwerem poczty Exchange oraz Dynamics CRM.

Technologia SharePoint zapewnia bezpieczny dostęp do tych zasobów zarówno w sieci wewnętrznej firmy jak i przez Internet.

Korzyści

Prosty i intuicyjny w obsłudze interfejs użytkownika, pozwoli Ci na efektywne zarządzanie zawartością i wiedzą. Obieg dokumentów w firmie jest kontrolowany i wspierany zarówno przez kontrolę wersji i aktualnego statusu jak i mechanizmy bezpieczeństwa.
Zgromadzenie kluczowych dla firmy informacji w jednym miejscu, umożliwi bardziej świadome podejmowanie decyzji. Wyszukiwanie informacji obejmie całe przedsiebiorstwo: uwzględnieni zarówno dane biznesowe jak i intranet, repozytoria dokumentów oraz informacje o pracownikach.

Korzyści dla biznesu

Cel

Zwiększenie wydajności pracowników poprzez uproszczenie powolnych procesów biznesowych, takich jak: recenzowanie i zatwierdzanie dokumentów, śledzenie problemów i zbieranie podpisów,
przyspieszenie procesów biznesowych związanych z gromadzeniem kluczowych informacji od klientów, partnerów i dostawców oraz obiegiem tych informacji w przedsiębiorstwie.

Przewaga

Proponowane rozwiązanie posiada szereg zalet, które czynią je bardzo atrakcyjnym uzupełnieniem aktualnie stosowanego oprogramowania biurowego. Najważniejsze z nich, to:

dobrze znany, prosty i spójny interfejs użytkownika,
zwiększenie wydajności pracowników dzięki zastosowaniu przepływów informacji (Workflow),
efektywne zarządzanie zawartością, bibliotekami szablonów i dokumentów oraz ich wersjami,
uproszczenie dostępu do wszystkich informacji w systemach funkcjonujacych w całej organizacji,
wyszukiwanie informacji w skali całego przedsiębiorstwa z uwzględnieniem danych biznesowych oraz informacji o dokumentach, racownikach i lokalnych stronach sieci Web,
zwiąkszenie efektywności procesów biznesowych obejmujących współpracę z klientami, partnerami i dostawcami,
udostępnianie danych biznesowych z zachowaniem odpowiednich poziomów bezpieczenstwa,
prezentacja kluczowych wyników wydajności, pulpitów nawigacyjnych i raportów z danych pochodzących z dowolnych systemów wykorzystywanych w organizacji,
zintegrowana platforma pozwalająca zarzadzaą intranetem oraz innymi aplikacjami internetowymi w obrębie organizacji.

Korzyści dla klienta

Platforma SharePoint umożliwia tworzenie witryn internetowych oraz extranetu, co znacznie rozszerza możliwości rozwiązania poprzez:

współdzielenie wybranej częsci informacji z dostawcami jak i partnerami biznesowymi,
prosta i szybka publikacja wybranych treści na witrynie internetowej,
udostępnienie internautom ankiet i formularzy oraz ich automatyczne przetwarzanie.

SharePoint umożliwia intuicyjne modelowanie dowolnie złożonych przepływów informacji (Workflow Foundation), dzięki którym możliwe jest zwiększenie wydajności procesów biznesowych. Przepływy informacji moga być używane zarówno do inicjowania, śledzenia i raportowania działań biznesowych jak i zbierania podpisów oraz zatwierdzania dokumentów.